生成AIと従来のITツールの違いは？業務での使い分けや導入時の注意点を行政書士がわかりやすく解説
こんにちは。八王子市の「生成AIアドバイザー」「感情翻訳家行政書士」伊橋です。
ChatGPTをはじめとする生成AIが急速に普及し、企業や個人事業主の方からも「生成AIとこれまでのITツールは何が違うのですか？」というご質問をいただく機会が増えてきました。
メールや文書の作成、情報の要約、アイデア出しなど、生成AIでできることは幅広く、「これまで使っていたシステムをAIに置き換えられるのでは？」と考える方もいらっしゃるでしょう。
しかし、生成AIと従来のITツールは、そもそも得意とする仕事が異なります。生成AIは非常に便利な技術ですが、すべての業務を生成AIに任せればよいわけではありません。特に行政手続や契約、個人情報を扱う業務では、正確性や情報管理について十分な注意が必要です。
この記事では、生成AIと従来のITツールの違いについて、基本的な仕組みから業務での使い分け、導入時の注意点まで、行政書士の視点も交えながらやさしく解説します。
生成AIと従来のITツールの違いは何ですか？
結論から申し上げると、生成AIと従来のITツールの大きな違いは、「あらかじめ決められたルールに従って処理するのか」「利用者の指示や文脈に応じて新しい内容を生成するのか」という点にあります。
従来のITツールは、基本的に人があらかじめ設定したルールやプログラムに従って処理を行います。例えば、会計ソフト、給与計算システム、顧客管理システム、経費精算システムなどが代表的です。
一方、生成AIは、大量のデータから学習したパターンをもとに、利用者が入力した質問や指示に応じて、文章、画像、アイデア、プログラムコードなどの新しい内容を生成します。
つまり、従来のITツールが「決められた仕事を正確に処理すること」を得意としているのに対し、生成AIは「状況や指示に合わせて柔軟にアウトプットを作ること」を得意としていると考えるとわかりやすいでしょう。
従来のITツールは「決められたルールによる処理」が得意
従来型のITシステムでは、一般的に「この条件に該当したら、この処理を行う」というルールをあらかじめ設定します。
例えば、経費精算システムで「申請額が1万円以上の場合は上司の承認が必要」と設定しておけば、条件に該当した申請について自動的に承認フローへ進めることができます。
表計算ソフトで「売上から経費を引いて利益を計算する」という数式を設定する場合も同様です。入力される数字が変わっても、計算方法そのものは基本的に変わりません。
このような仕組みには、「同じ条件であれば同じ処理を繰り返し実行しやすい」という大きなメリットがあります。そのため、計算、データ管理、定型的なワークフローなど、正確性や再現性が求められる業務では、従来型のITツールが現在でも非常に重要です。
生成AIは「答えを作り出すこと」が得意
生成AIの場合は、あらかじめ用意された文章を単純に表示しているわけではありません。利用者から与えられた指示や前後の文脈などを踏まえながら、その場で回答を生成します。
例えば、「取引先に納期が遅れることを伝えるメールを作成してください」と指示すれば、生成AIはその目的に合った文章を作成できます。
さらに、「相手に失礼のないように丁寧にしてください」「200文字程度にしてください」「専門用語を使わずに説明してください」といった条件を追加すると、その指示を踏まえて文章を調整することもできます。
この柔軟性は、従来のITツールにはなかった生成AIの大きな特徴です。
生成AIが得意とする業務の例
生成AIは、メールや社内文書の下書き、長い文章の要約、会議内容の整理、企画のアイデア出し、文章の校正、問い合わせ内容の分類、FAQの原案作成など、言葉や情報を扱う業務と特に相性があります。
例えば、ゼロから案内文を作成するのに30分かかっていた場合でも、生成AIにたたき台を作らせ、人が確認・修正する方法に変えることで、作業時間を短縮できる可能性があります。
「人の代わりにすべて判断してもらう」というより、「人が行っていた知的作業の一部を補助してもらう」という使い方から始めると、生成AIを導入しやすいでしょう。
生成AIと従来のITツールはどのように使い分ける？
生成AIが登場したからといって、従来のITツールが不要になるわけではありません。むしろ、それぞれの得意分野を理解して組み合わせることが重要です。
正確な計算や定型処理は従来型システムが向いている
例えば、給与計算、会計処理、在庫数の管理、顧客データの保存など、決められたルールに従って正確に処理する必要がある業務では、専用の業務システムや従来型のITツールが適しているケースが多くあります。
こうした業務では、「毎回少し違う答えを考えてもらうこと」よりも、「同じ条件なら決められた処理を確実に実行すること」が重要だからです。
文章作成や情報整理は生成AIが力を発揮しやすい
一方、顧客から届いた問い合わせ内容を要約したり、社内資料のたたき台を作ったり、複数のアイデアを出したりする業務では、生成AIを活用できる可能性があります。
例えば、顧客管理システムに問い合わせ履歴を保存し、その内容を生成AIで要約するといった組み合わせも考えられます。
このように、「従来のシステムか生成AIか」という二者択一ではなく、従来型のシステムで正確に情報を管理しながら、生成AIで文章作成や情報整理を支援するという考え方が実務的です。
「生成AIなら何でもできる」はよくある誤解
生成AIについて特に注意したいのが、「AIが回答した内容だから正しい」という思い込みです。
生成AIは、自然で説得力のある文章を作ることができます。しかし、出力された内容が事実として正しいことまで自動的に保証されるわけではありません。存在しない制度や事例を、もっともらしく説明してしまうこともあります。
特に、法律、行政手続、税務、労務、契約などの分野では注意が必要です。制度改正によって以前は正しかった情報が現在は変更されている場合もあります。
そのため、生成AIの回答は「完成した正解」ではなく、「確認が必要な下書きや参考情報」として扱うことが大切です。
生成AIを業務で利用するときの注意点
機密情報や個人情報を安易に入力しない
企業や事業者が生成AIを利用する場合、まず確認しておきたいのが情報管理です。
顧客の氏名、住所、連絡先、契約内容、従業員情報、社外秘資料などを、そのまま外部の生成AIサービスへ入力することは慎重に判断する必要があります。
利用するサービスによってデータの保存方法や取り扱いは異なりますので、サービスの利用規約や契約内容、組織内の情報管理ルールなどを確認したうえで利用しましょう。
最終確認を誰が行うか決めておく
もう一つ大切なのが、生成AIが作成した内容を誰が確認するのかという点です。
例えば、顧客向けメールの下書きは担当者が確認する、契約に関する文章は責任者や専門家が確認するなど、業務の重要度に応じて確認体制を決めておくと安心です。
「AIが作ったからそのまま使う」のではなく、「AIで下書きを作り、人が責任を持って確認する」という運用を基本にすると、生成AIの便利さを活かしながらリスクを抑えやすくなります。
伊橋行政書士などの専門家は生成AI活用をどう支援できる？
生成AIの導入というと、IT会社やエンジニアだけに相談するものと思われるかもしれません。しかし、実際の業務でAIを活用するためには、「その業務にどのようなルールがあるのか」を整理することも重要です。
例えば、許認可申請や各種行政手続に生成AIを活用する場合、単に文章を自動生成できればよいわけではありません。どのような書類が必要なのか、どの情報を確認すべきなのか、法令や制度上どのような要件を満たす必要があるのかを理解したうえで運用する必要があります。
行政書士は、許認可や行政手続などの専門分野について、生成AIの回答だけでは判断しにくい部分を確認したり、業務フローを整理したりする際の支援が可能です。
また、業務内容によっては、弁護士、税理士、社会保険労務士など、それぞれの専門家への確認が必要になる場合もあります。生成AIを上手に活用しながら、専門的な判断が必要な部分については適切な専門家につなぐという考え方が大切です。
生成AI導入では「何をAIに任せるか」を決めることが重要
生成AIを導入するときに、最初から大規模な仕組みを作る必要はありません。
まずは、「毎日の業務の中で時間がかかっている作業は何か」「その中で文章作成や情報整理に関係するものは何か」を洗い出してみることをおすすめします。
そのうえで、メールの下書き、議事録の整理、社内FAQの作成など、比較的リスクの低い業務から試してみるとよいでしょう。
生成AIに任せる部分、人が確認する部分、従来のシステムで処理する部分を分けて考えることで、無理のない導入につながります。
まとめ｜生成AIと従来のITツールは目的に応じて使い分けましょう
生成AIと従来のITツールの大きな違いは、従来型のITツールが「あらかじめ設定されたルールに基づく処理」を得意とするのに対し、生成AIは「指示や文脈に応じて新しい内容を生成すること」を得意としている点です。
正確な計算やデータ管理、定型的な処理には従来型のシステムが適しており、文章作成、要約、情報整理、アイデア出しなどには生成AIを活用しやすいでしょう。
ただし、生成AIの回答が常に正しいとは限りません。また、個人情報や機密情報の取り扱いについても注意が必要です。特に行政手続や法令に関係する業務では、AIの回答だけで判断せず、最新の制度や公的情報を確認することが大切です。
生成AIを業務に取り入れる際は、「AIに何を任せるのか」「人がどこを確認するのか」「従来のITツールをどこで使うのか」を整理しておきましょう。行政手続や許認可など専門的な判断が関係する場合には、行政書士をはじめとする専門家に相談しながら、安全で効率的な活用方法を検討することをおすすめします。
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「生成AIアドバイザー」（伊橋行政書士法務事務所内）
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