自社に合った生成AIツールはどう選ぶ？行政書士が解説する失敗しない選び方
生成AIを業務に取り入れる企業が増えるなか、「自社にはどの生成AIツールが合っているのだろう」「ChatGPTなど有名なサービスを選べばよいのか」と迷われる事業者の方も多いのではないでしょうか。
生成AIには、文章作成や情報整理を得意とするもの、社内文書を検索できるもの、画像や資料を作成できるものなど、さまざまな種類があります。また、同じ生成AIでも個人向けプランと法人向けプランでは、セキュリティや管理機能、データの取り扱いが異なることがあります。
そのため、「有名だから」「料金が安いから」という理由だけで選ぶのではなく、自社の業務内容や情報管理体制に合っているかを確認することが大切です。ここでは、自社に合った生成AIツールを選ぶためのポイントについて、行政書士の立場からやさしく解説します。
自社に合った生成AIツールを選ぶには、まず利用目的を明確にしましょう
結論から申し上げると、生成AIツールを選ぶ際に最も大切なのは、「何のために生成AIを導入するのか」を具体的にすることです。
生成AIそのものを導入することが目的になってしまうと、契約したものの従業員がほとんど利用せず、費用だけが発生するということにもなりかねません。
まずは現在の業務を振り返り、「時間がかかっている作業」「繰り返し発生している作業」「文章や情報を整理する作業」などを洗い出してみましょう。
生成AIを活用しやすい業務の例
たとえば、営業メールや案内文の作成、会議録の要約、社内マニュアルの検索、企画案のたたき台作成、FAQの作成、資料構成の検討などは、生成AIを活用しやすい業務です。
「営業担当者がメール作成に毎日30分かかっているので短縮したい」「社内規程を探す時間を減らしたい」というように、できるだけ具体的な課題として整理すると、必要な生成AIの機能が見えやすくなります。
生成AIツールを比較するときに確認したい6つのポイント
利用目的が決まったら、複数の生成AIツールを比較します。比較する際には、少なくとも「機能」「セキュリティ」「データの取り扱い」「既存システムとの連携」「料金」「管理・運用のしやすさ」を確認しておくとよいでしょう。
必要な機能が備わっているか
生成AIには、汎用的に文章作成や相談ができるサービスだけでなく、議事録作成、翻訳、画像生成、社内ナレッジ検索など、特定の業務に強いサービスがあります。
機能が多いツールが必ずしも自社に適しているわけではありません。実際に利用する機能を整理し、必要十分なサービスを選ぶことが重要です。
法人利用に必要なセキュリティを確認する
企業が生成AIを利用する場合、特に注意したいのが情報管理です。入力した情報がどのように保存されるのか、AIモデルの学習に利用される可能性があるのか、管理者が利用者や権限を管理できるのかなどを確認しましょう。
顧客情報や従業員の個人情報、取引先との契約内容、社外秘資料などを扱う可能性がある場合には、無料版をそのまま業務利用するのではなく、法人向けプランを含めて検討することが大切です。
既存の業務システムと連携できるか
普段利用しているメール、チャット、クラウドストレージ、Microsoft 365、Google Workspace、CRMなどと連携できるかどうかも重要なポイントです。
既存の業務環境の中で利用できる生成AIであれば、従業員が新しい操作方法を覚える負担を軽減しやすく、社内に定着しやすくなります。
料金だけでなく費用対効果を確認する
生成AIツールの料金は、1ユーザー単位の月額制、利用量に応じた従量課金制など、サービスによって異なります。
単純に月額料金だけを比較するのではなく、「このツールを利用することで月に何時間の業務を削減できるのか」という視点を持つと判断しやすくなります。数千円高いサービスであっても、多くの業務時間を削減できるのであれば、結果として費用対効果が高くなる場合があります。
「高性能な生成AIを選べば安心」という考えには注意が必要です
生成AI選びでよくある誤解のひとつが、「最も性能の高いAIを導入すればよい」という考え方です。
もちろんAIの性能は重要ですが、企業の実務では、AIモデルそのものの能力だけでなく、操作性や管理機能、社内システムとの連携、従業員が継続して利用できるかといった点も重要になります。
また、生成AIが出力する内容は常に正しいとは限りません。事実と異なる回答を生成することもあるため、契約、許認可、法務、税務、労務など、正確性が求められる業務では、生成された回答をそのまま判断材料にすることは避ける必要があります。
生成AIを「人の代わりにすべて判断する仕組み」と考えるのではなく、「情報整理や下書きを支援する道具」として位置付けることが、安全な活用につながります。
生成AIを導入する際は社内ルールの整備も重要です
生成AIツールを決めた後に忘れてはいけないのが、社内での利用ルールです。
従業員がそれぞれの判断で生成AIを利用すると、個人情報や顧客情報、営業秘密などを誤って入力してしまう可能性があります。また、AIが作成した文章や画像を確認せず、そのまま社外へ公開してしまうと、誤情報や著作権などの問題につながる場合もあります。
最低限決めておきたい生成AIの利用ルール
たとえば、「利用してよい生成AIサービス」「入力してはいけない情報」「生成された内容を確認する方法」「社外向け資料への利用方法」「問題が発生した場合の相談先」などを社内ルールとして整理しておくと安心です。
特に、個人情報や機密情報を扱う企業では、自社の個人情報保護方針、秘密保持義務、取引先との契約内容などとの整合性を確認する必要があります。
最初から全社導入せず、小さく試す方法がおすすめです
生成AIを導入する際は、最初から全従業員に展開する必要はありません。まず特定の部署や業務を対象として試験導入し、効果や課題を確認する方法がおすすめです。
たとえば営業部門で文章作成に活用し、「1件のメール作成時間が何分短縮されたか」「月に何時間削減できたか」「誤った回答はどの程度あったか」などを記録します。
試験導入によって実際の効果を数字で確認できれば、本格導入するべきかどうかを判断しやすくなります。また、現場から寄せられた意見をもとに社内ルールや利用方法を改善することもできます。
伊橋行政書士など専門家は生成AI導入をどのように支援できる？
生成AIの導入では、ツールの選定だけでなく、個人情報、契約、社内規程、行政手続などとの関係を整理する必要が生じることがあります。
行政書士は、企業の業務内容や許認可、契約書、社内文書などを確認しながら、生成AIを利用する業務範囲の整理や、社内向け利用ルール・ガイドラインなどの文書作成を支援できる場合があります。
ただし、生成AIに関する問題には、法律、労務、税務、情報セキュリティなど複数の専門分野が関係します。内容によっては、弁護士、社会保険労務士、税理士、IT・セキュリティの専門家などと連携して検討することも重要です。
まとめ｜生成AI選びは「自社の課題」から考えることが大切です
自社に合った生成AIツールを選ぶためには、最初に「どの業務を改善したいのか」を明確にすることが大切です。そのうえで、必要な機能、セキュリティ、データの取り扱い、既存システムとの連携、料金、運用のしやすさを比較しましょう。
また、生成AIは導入するだけで業務が自動的に改善されるものではありません。試験導入による効果検証と、情報管理を含む社内ルールの整備をセットで進めることで、安全かつ継続的に活用しやすくなります。
「どの業務に生成AIを使えばよいかわからない」「社内で利用するためのルールを整えたい」という場合は、まず現在の業務内容と扱っている情報を整理するところから始めてみましょう。必要に応じて行政書士などの専門家にも相談し、自社の業務とリスクに合った生成AI活用の仕組みを整えていくことをおすすめします。
【お問い合わせ・無料相談】
生成AIアドバイザー・伊橋行政書士法務事務所
ＴＥＬ ０４２－６７８－５２２５