プロが教える生成AI活用法：八王子での計画業務と料理工程の見える化

はじめに

こんにちは。八王子の伊橋行政書士・生成AIアドバイザーです。近年、生成AIの進化により、書類作成や計画立案だけでなく、思いがけない領域――例えば「料理の製造工程の言語化」にまで活用の幅が広がってきました。本記事では、「八王子での企画・計画業務」と「料理工程の見える化」という、一見異なる２つの用途にフォーカスしながら、行政書士として「万能ではないが、実用的に使える生成AIの活用法」を、ご紹介していきます。

なぜ八王子で生成AIを使うのか

私たち八王子のような地域で業務を行う行政書士は、営業範囲が町田、八王子市内、多摩地域と広がりやすく、顧客とのやり取りも多岐にわたります。

複数の案件を同時に管理する必要がある
行政書類、提案書、見積り、作業手順書など、さまざまなドキュメントを迅速に準備したい
しかし、人手は限られている。

こうした事情の中で、生成AIは「思考の補助」「文書のドラフト作成」「情報整理の手間削減」といった面で、非常に便利なパートナーになり得ます。

また、最近では飲食業や加工業者から、「料理の流れ」「製造手順」を分かりやすく言語化した手順書作成の相談を受けることも増えています。生成AIは、これらの手順を整理・可視化するのにも役立ちます。

生成AIが役立つ「計画業務・プロジェクト管理」の場面

・タスク洗い出しとスケジュール案作成

新しい案件を受けたとき、まず必要なのは「何をやるか」「いつやるか」の洗い出しです。生成AIに「この許可申請のために必要なステップとスケジュール案を作って」と入力することで、

必要な書類作成
提出先への申請
クライアントとの打ち合わせ
内部確認の流れ

…といったタスクを洗い出し、工程表を生成してくれます。これをテンプレート化すれば、次回以降の案件でもスムーズに流用可能です。

・見積書や提案書の骨子作成

営業段階でクライアントに提案する際、構成から文章まで一から手書きするのは時間がかかります。生成AIに「八王子市で○○申請を代行する見積書の雛形を作って」と頼むだけで、料金項目、納期、注意点などを含むドラフトが出てきます。そこから手直しを加えれば、かなり時短になります。

・経過報告書、進捗管理表の作成補助

複数の案件を抱える場合、定期的な進捗管理や報告が必要です。生成AIを使って「今月の進捗報告の要点を整理して」と指示すれば、箇条書き形式で整理された報告文ができます。

料理工程の「言語化・見える化」でできること

・漠然とした手順の可視化

飲食店や小規模な製造業などでは、「この料理はベテランの感覚で作っている」というケースが多く見られます。しかし、引き継ぎや品質安定化のためには、手順を明文化することが重要です。生成AIに「このレシピの手順を細かく書き起こして」と頼めば、

材料の量と順序
下ごしらえ、調理、仕上げのステップ
温度管理や待ち時間などの注意点

…を含む、読みやすい手順書ができあがります。

・安全性や衛生管理のチェックリスト化

行政書士として飲食・製造業者の方と関わる中で、衛生管理や記録義務のある業務に対応する機会もあります。生成AIに「この料理工程に必要な衛生チェック項目をリストにして」と頼むことで、

手洗いや消毒のタイミング
食材の保管温度、期限管理
調理器具の洗浄や消毒記録のタイミング

…などを含めたチェックリストを手軽に作成できます。

・マニュアルや新人教育資料の素案作成

料理の工程を書き起こしただけでは、誰もが読んで同じ品質を再現できるとは限りません。しかし、生成AIによって細かい手順や注意点を言語化できれば、そのまま新人教育用マニュアルの素案として活用できます。

行政書士という立場だからこそわかる“注意点”

生成AIは非常に便利ですが、万能ではありません。行政書士として、特に注意すべき点は次のとおりです。

法令改正や地域ごとの条例には弱い：例えば許可申請関連では、生成AIが古い情報を参考にして間違った前提でドラフトを作る可能性があります。必ず最新の法令や八王子市の条例を確認し、修正する必要があります。
料理の衛生管理に関する法律やガイドラインも同様です。生成AIに出てきたチェック項目はあくまで「補助」であり、実際の法的要件や食品衛生責任者の指導に従うことが前提です。
あいまいさや前提のズレ：入力する「プロンプト（依頼文）」があいまいだと、生成AIの出力もあいまいになります。たとえば「いつもの味で作る」とだけ指示しても、人それぞれ“いつもの”が違います。具体的な材料や手順、量、基準を明記して、必ず確認と修正を行いましょう。