生成AIを導入する際に必要な準備は？中小企業が安全に活用するためのポイントを行政書士が解説
こんにちは。東京は八王子市の「感情翻訳家行政書士」伊橋です。
「生成AIを仕事に取り入れたいけれど、何から始めればよいのかわからない」「情報漏えいや著作権の問題が心配」と感じている経営者や担当者の方は少なくありません。
生成AIは、文章の作成や情報整理、企画案の作成、問い合わせ対応など、さまざまな業務を効率化できる便利な技術です。一方で、十分な準備をせずに利用を始めると、個人情報や営業秘密の漏えい、誤った情報の使用、著作権侵害、従業員による不適切な利用といった問題につながる可能性があります。
特に、専任の法務部門や情報システム部門を置くことが難しい中小企業では、「誰が判断するのか」「どの情報を入力してよいのか」「生成された文章をそのまま使ってよいのか」といった基本的なルールを、導入前に整理しておくことが重要です。
この記事では、多摩地区・八王子市を中心に事業者の皆さまを支援する「感情を翻訳する行政書士」が、生成AIを導入する際に必要な準備を、できるだけやさしく丁寧に解説します。
生成AIを導入する際に必要な準備は何ですか？
結論からお伝えすると、生成AIを導入する際には、単に有料サービスを契約するだけではなく、利用目的、対象業務、入力してよい情報、出力内容の確認方法、責任者、社内ルールを事前に決める必要があります。
まずは小さな業務から試し、問題が起きない仕組みを整えながら、段階的に利用範囲を広げる方法が適しています。
生成AIは、業務を自動的に正しく処理してくれる「完成された担当者」ではありません。豊富な知識を持つ一方で、事実と異なる回答を作ることもある、経験の浅い補助者のような存在です。そのため、最終的な確認と判断は人が行うという前提が欠かせません。
最初に生成AIを導入する目的を明確にする
生成AIの導入で最初に行いたいのは、「何のために使うのか」を明確にすることです。目的が曖昧なまま導入すると、従業員が思い思いの方法で利用し、費用だけが増えたり、情報管理上のリスクが高まったりするおそれがあります。
たとえば、次のような目的が考えられます。
・メールや案内文の下書きを作成する
・会議の議事録を要約する
・社内マニュアルの構成案を作る
・商品やサービスの企画案を整理する
・よくある問い合わせへの回答案を作る
・採用情報や広報記事のたたき台を作る
最初から契約書の審査、採用の合否判断、融資判断、医療・法律に関する最終判断など、影響の大きい業務に使用することは避けたほうが安心です。まずは、誤りがあっても人が修正できる補助的な業務から始めましょう。
生成AIに入力してよい情報と禁止する情報を決める
導入準備のなかでも、特に重要なのが情報の取り扱いです。生成AIに入力した情報がどのように保存・利用されるかは、サービスや契約プランによって異なります。
少なくとも、利用するサービスの規約、プライバシーポリシー、入力データの保存期間、学習への利用の有無、管理者向け機能などを確認してください。
一般的には、次のような情報を安易に入力しないルールが必要です。
・顧客や従業員の氏名、住所、電話番号などの個人情報
・マイナンバーや本人確認書類の情報
・取引先との契約内容や未公開の交渉情報
・製品の設計情報、技術情報、顧客名簿などの営業秘密
・社内システムのID、パスワード、認証情報
・公開前の決算情報、事業計画、買収や提携に関する情報
業務上どうしても情報を扱う必要がある場合には、氏名を記号に置き換える、具体的な金額や社名を削除するなど、個人や企業を特定できない形に加工してから入力する方法があります。
ただし、匿名化したつもりでも、複数の情報を組み合わせることで本人や取引先を特定できる場合があります。「名前を消したから安全」と考えず、入力する必要性そのものを検討することが大切です。
利用する生成AIサービスを比較する
生成AIサービスを選ぶ際は、知名度や料金だけで判断せず、自社の利用目的や情報管理方針に合っているかを確認しましょう。
確認したい主な項目
・入力したデータがAIの学習に利用されるか
・入力情報や会話履歴を保存しない設定があるか
・法人向けの契約プランが用意されているか
・管理者が利用者や利用状況を管理できるか
・多要素認証やアクセス制限に対応しているか
・データの保存場所や保存期間が明示されているか
・問題発生時の問い合わせ窓口があるか
・契約終了時にデータを削除できるか
無料版は気軽に試せる反面、管理機能やセキュリティ機能が十分でない場合があります。業務として継続利用するのであれば、法人向けサービスを含めて比較することが望ましいでしょう。
社内向けの生成AI利用ルールを作成する
生成AIを組織で利用する場合は、従業員が迷わず行動できる社内ルールを作成します。難しい専門用語を並べるよりも、「何に使ってよいか」「何を入力してはいけないか」「誰が確認するか」が一目でわかる内容にすることが大切です。
利用ルールに盛り込みたい内容
・利用を認める生成AIサービス
・利用できる従業員や部署
・利用可能な業務と禁止する業務
・入力を禁止する情報
・生成物を確認する責任者
・外部公開前の確認手順
・著作権や商標権への配慮
・問題が起きた場合の報告先
・退職者や異動者のアカウント管理
・ルール違反があった場合の対応
たとえば、「生成AIが作成した回答を、そのまま顧客に送信してはならない」「契約書、申請書、広告表示に使用する場合は担当責任者が確認する」といった具体的な表現にすると、現場で運用しやすくなります。
生成AIの回答を確認する体制を整える
生成AIは、もっともらしい文章を作ることが得意です。しかし、文章が自然であることと、内容が正しいことは同じではありません。存在しない法律、判例、統計、制度、商品情報などを、事実であるかのように示す場合があります。
そのため、生成された内容を業務で使用する際は、次のような確認が必要です。
・公的機関や原資料で事実を確認する
・日付や数字、固有名詞を確認する
・古い制度や廃止された手続が含まれていないか確認する
・差別的、攻撃的、不適切な表現がないか確認する
・顧客に誤解を与える断定表現がないか確認する
・著作物に似すぎた表現になっていないか確認する
特に、許認可、補助金、労務、税務、契約、個人情報などに関する内容は、法改正や運用変更の影響を受けます。生成AIの回答だけで判断せず、行政機関の最新情報や専門家の確認を受けることが重要です。
著作権や第三者の権利にも注意する
生成AIで作成した文章や画像であっても、必ず自由に利用できるとは限りません。既存の著作物と似ている場合や、企業名、商品名、キャラクター、人物の肖像などが含まれている場合には、著作権、商標権、肖像権、パブリシティ権などが問題になる可能性があります。
広告、ホームページ、パンフレット、商品パッケージなど、外部に公開する用途では、生成物が既存の作品や他社の表現に似ていないかを確認しましょう。
また、「有名な作家と同じ文章を作って」「特定企業のロゴと同じデザインにして」など、第三者の権利を侵害する可能性が高い指示は避ける必要があります。
従業員向けの研修と相談窓口を用意する
利用ルールを配布するだけでは、安全な運用は定着しにくいものです。実際の業務を想定した短時間の研修を行い、従業員が不安を感じたときに相談できる担当者を決めておきましょう。
研修では、生成AIの基本的な特徴、入力してはいけない情報、回答の確認方法、著作権への配慮、問題発生時の報告方法などを扱います。
「禁止事項に違反した従業員を処分する」という姿勢だけでは、問題が隠される可能性があります。誤って情報を入力してしまった場合に、すぐ報告できる環境を整えることも重要です。早めに相談できれば、履歴の削除、パスワード変更、関係者への連絡など、被害を小さくする対応を取りやすくなります。
小さく試して効果とリスクを記録する
生成AIの導入では、全社一斉に利用を開始するより、対象者と業務を限定した試験運用がおすすめです。
たとえば、最初の1か月は「社内メールの下書き」と「会議資料の構成案」に限定し、利用時間、修正にかかった時間、誤りの内容、従業員からの質問などを記録します。
その結果をもとに、実際に時間が短縮されたのか、かえって確認作業が増えていないか、情報管理上の問題がなかったかを評価します。効果が確認できた業務から、少しずつ利用範囲を広げていくとよいでしょう。
よくある誤解は「導入すればすぐに業務が自動化できる」という考え方
生成AIを導入すれば、すぐに人手不足が解消され、すべての業務を自動化できると考えられることがあります。しかし、実際には業務手順や社内文書が整理されていなければ、生成AIに適切な指示を出すことができません。
導入前に、現在の業務を洗い出し、誰が、どの情報を使って、どのような判断をしているのかを整理する必要があります。生成AIの導入は、単なるITツールの追加ではなく、社内業務を見直す機会でもあります。
また、「有料版なら情報漏えいの心配はない」「AIが作った文章なら著作権を気にしなくてよい」「最後に人が読めば問題ない」といった考え方も注意が必要です。サービスの契約内容と実際の利用方法の両方を確認しなければ、安全性は確保できません。
行政書士は生成AI導入をどのように支援できるのか
伊橋行政書士は、生成AIのシステム開発そのものを行う専門家ではありません。一方で、企業の業務内容や組織体制を伺いながら、利用規程、情報管理ルール、同意書、誓約書、業務委託契約書などの文書を整備する支援ができます。
生成AIに関する社内ルールを作る際には、法律やガイドラインの文章をそのまま並べるだけでは、従業員に伝わりません。経営者が守りたいもの、現場が困っていること、取引先が不安に感じることを整理し、それぞれの思いを実際に運用できる言葉へ置き換える必要があります。
「感情を翻訳する行政書士」として、経営者の不安と現場の戸惑いを丁寧に受け止め、会社の規模や業務内容に合ったルールへ翻訳することを大切にしています。
多摩地区・八王子市の中小企業や個人事業主の方で、「生成AIを使い始めたがルールがない」「取引先からAI利用方針の提出を求められた」「従業員がどのように利用しているかわからない」とお悩みの場合は、早めに社内体制を整理することをおすすめします。
まとめ
生成AIを導入する際に必要なのは、サービスの契約だけではありません。利用目的を明確にし、対象業務を限定したうえで、入力情報のルール、確認体制、責任者、社内規程、従業員研修などを準備することが重要です。
生成AIは、適切に使えば中小企業の業務を支える心強い道具になります。しかし、判断をすべてAIに任せるのではなく、人が責任を持って確認し、改善を続ける仕組みが欠かせません。
最初から完璧な制度を作る必要はありません。まずは小さな業務から試し、利用記録を残しながら、自社に合う運用方法を整えていきましょう。
多摩地区・八王子市で生成AIの社内利用ルールや関連文書の整備にお困りの方は、伊橋行政書士への相談も選択肢の一つです。経営者と従業員、企業と顧客の間にある不安や認識の違いを丁寧に整理し、安心して生成AIを活用できる環境づくりを進めていきましょう。
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